Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Alcance

Esta política aplica a los servicios de SOFISIS S.A.S. (NIT 900.673.561-2): el sitio web, la plataforma en la nube, sus aplicaciones y los canales de atención. Al registrarte o al ingresar información en cualquiera de ellos, autorizas el tratamiento de tus datos en los términos aquí descritos.

Cuando tu empresa usa Sofisis, tu empresa es la responsable de los datos que carga en el sistema (clientes, pacientes, empleados) y Sofisis actúa como encargado del tratamiento: los procesamos siguiendo sus instrucciones y no los usamos para fines propios.

2. Habeas data y Ley 1581

Conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y a la Ley 1581 de 2012, toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ella. Sofisis recibe, registra, conserva, modifica, consulta, comparte y suprime información con autorización de su titular, autorización que se otorga al registrarse o al ingresar información en nuestras plataformas.

Esos datos nos permiten prestar y facturar el servicio, informar sobre productos y novedades, mantener actualizado el estado de la relación contractual, cumplir las obligaciones acordadas y atender exigencias legales, incluida la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

3. Qué información recogemos

Datos que nos entregas

Al crear una cuenta te pedimos datos de contacto y de tu empresa: nombre, correo electrónico, teléfono y la información necesaria para la facturación. Si contratas, se suman los datos de pago requeridos por la pasarela.

Datos del dispositivo y de uso

Registramos información técnica de tu equipo (modelo, sistema operativo, identificadores, navegador, idioma) y de tu actividad en el servicio: fecha y hora de las solicitudes, dirección IP, eventos del sistema, fallos y páginas de referencia. Sirve para operar, depurar y mejorar la plataforma.

Ubicación aproximada

Podemos deducir tu ubicación aproximada a partir de la dirección IP, por ejemplo para mostrarte precios en la moneda correcta.

4. Para qué la usamos

• Prestar, mantener, proteger y mejorar el servicio.
• Atender tus solicitudes de soporte y dejar registro de la conversación para poder resolverlas.
• Informarte sobre cambios, mejoras y asuntos relacionados con tu cuenta.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Analizar el uso agregado del servicio para decidir qué construir después.

5. Con quién la compartimos

No vendemos tu información, en ninguna circunstancia. La compartimos únicamente en estos casos:

• Con tu autorización, con las personas u organizaciones que tú indiques.
• Con proveedores de confianza que procesan datos por encargo nuestro y siguiendo nuestras instrucciones —por ejemplo el proveedor tecnológico de facturación electrónica o la pasarela de pagos—, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Por razones legales, cuando sea razonablemente necesario para cumplir la ley o un requerimiento de autoridad competente, hacer valer las condiciones del servicio, o detectar y prevenir fraude o problemas de seguridad.
• En una fusión o adquisición, garantizando la confidencialidad y avisando antes de que la información quede sujeta a una política distinta.

Podemos publicar información agregada que no permite identificarte, por ejemplo tendencias de uso del servicio.

Sofisis procesa información en servidores ubicados en varios países; es posible que tus datos se procesen fuera del país donde resides o donde está registrada tu empresa.

6. Cookies

Usamos cookies y tecnologías similares para mantener tu sesión, recordar tus preferencias y medir el uso del servicio. Las cookies son necesarias para el funcionamiento de la plataforma: si las deshabilitas, buena parte de Sofisis dejará de funcionar correctamente.

7. Conservación y eliminación

Puedes exportar toda tu información a Excel en cualquier momento, mientras tu cuenta esté vigente.

Si cancelas o dejas vencer la cuenta, conservamos tus datos 6 meses desde el vencimiento y después se eliminan definitivamente. Si reactivas dentro de ese plazo, recuperas toda tu información. Ten en cuenta que, tras una eliminación, pueden subsistir copias residuales en respaldos durante un tiempo acotado.

8. Seguridad

La información se aloja cifrada, con copias de seguridad, y cada empresa accede únicamente a sus propios datos. El acceso interno está limitado al personal que lo necesita para operar el servicio, sujeto a obligaciones de confidencialidad. Puedes ver el detalle en la página de seguridad.

Trabajamos continuamente para elevar la seguridad de la plataforma. Aun así, ningún sistema es infalible: no podemos garantizar ni asumir responsabilidad por la pérdida o sustracción de información derivada de ataques u otros hechos fuera de nuestro control.

9. Tus derechos

Como titular puedes, sin costo:

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento de tu información.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de un dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.

Para ejercerlos, escríbenos a info@sofisis.com. Podemos pedirte que verifiques tu identidad antes de actuar sobre la solicitud, y rechazar peticiones repetitivas de forma irrazonable, que exijan un esfuerzo técnico desproporcionado o que pongan en riesgo la privacidad de terceros.

10. Cambios y contacto

Esta política puede modificarse. No reduciremos tus derechos sin tu consentimiento expreso. Publicaremos cualquier cambio en esta página y, si es significativo, te avisaremos de forma más visible.

Responsable del tratamiento: SOFISIS S.A.S. · NIT 900.673.561-2 · info@sofisis.com