PROCESO DE AUDITORÍAS INTERNAS

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 PROCESO DE AUDITORÍAS INTERNAS             

Dentali:

Fecha de elaboración:11/03/16

Código:003-004-001

OBJETIVO

ALCANCE

POLÍTICAS

DESARROLLO

Técnicas aplicadas en una auditoría.

Verbales

Oculares

PLANEACIÓN

Quien realizará las auditorías

Cuando se realizarán las auditorías

Como se realizara la auditoria

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS PARA PUNTOS DE CONTROL

DETERMINAR LOS HALLAZGOS

Características de los hallazgos

Verificar y analizar las causas, los efectos y la recurrencia del incumplimiento de los procesos de la empresa.

Identificar líneas de autoridad y responsabilidad

CIERRE DE AUDITORÍA Y PUBLICACIÓN DE RESULTADO

RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNOS

PLAN DE MEJORAMIENTO

EVALUACIÓN DEL PROCESO DEL AUDITOR

ACCIONES DISCIPLINARIAS?

• OBJETIVO

1. Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente. Evaluar si es necesario introducir mejoras en los procesos, ya que la detección de la deficiencia nos permite corregir y adecuar el sistema de la calidad.

• ALCANCE

1. Este proceso de auditoría se aplicará a todos los trabajadores de la empresa.

• DEFINICIONES

1. Auditoría: es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado.
2. Auditoría interna:se realiza por miembros de la propia organización o por otras personas que actúan de parte de ésta, para fines internos. Proporcionan información para la dirección y para las acciones correctivas, preventivas o de mejora.  

• POLÍTICAS

1. Las auditorías internas de la empresa han de ser efectuadas de manera continua, sistemática, planificada y programada
2. Los auditores no deben auditar su propio trabajo, se debe a que las personas que están realizando constantemente una tarea, la conocen tan bien que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han pensado y que un tercero puede detectar mejor y, por otra parte, su implicación puede impedirles una ponderación objetiva.  
3. Objetividad: la auditoría interna requiera una opinión independiente del auditor respecto a la situación bajo análisis.
4. Periodicidad y secuencia: el análisis a efectuar debe ser sistemático y abordar de forma metódica y estructurada cada fase de la auditoría, de tal forma que los resultados obtenidos en cada una de ellas puedan ser utilizados en la siguiente.
5. Independencia:está fundada en la autonomía funcional de auditor, incluye la independencia de intereses políticos, económicos o cualquier otro orden que podría influenciar su opinión.
6. Equidad: la actitud de todo funcionario asignado para una auditoría debe ser de rectitud y equidad.

• DESARROLLO

1. Para el Desarrollo de las Auditorías, se seguirá el P.A.M.E.C. (Plan de Auditorías para el Mejoramiento de la Calidad); ver Proceso PAMEC. LINK
2. Técnicas aplicadas en una auditoría.
1. Verbales

• Indagación: averiguación mediante entrevistas directas al personal auditado cuyas actividades guarden relación con las operaciones de aquella.
• Encuestas y cuestionarios: preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u operaciones

1. Oculares

• Observación: contemplación atenta que realiza el auditor durante la ejecución de su tarea o actividad.

• Comparación o confrontación:  análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas

• Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento, seleccionando así parte de las operaciones que serán evaluadas y verificadas en la ejecución de la auditoría

• Rastreo: seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución

1. Documentales

• Comprobación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas.

• Cálculo: verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes etc.

• Confirmación: corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación.

• Comprobación: confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el examen de los documentos que las justifican.  

• Conciliaciones: examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante.

1. Físicas

• Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

• Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: permite medir la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios.

• El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.

1. PLANEACIÓN
1. Quien realizará las auditorías
1. El auditor de calidad será el gerente de cada área ya que debe ser una persona experto en el tema.

• Cuando se realizarán las auditorías

1. Las auditorías se llevarán a cabo cada tres meses.Las visitas se realizarán sin previo aviso.

• Como se realizara la auditoria

1. El auditor deberá desarrollar un cronograma anual de las visitas que se realizará a cada sede.

• Las fechas y las horas de las auditorías no deben seguir patrones regulares ya que cuando se realice la primera visita las otras sedes estarán a la espera de la suya ej:

• El auditor deberá elaborar el cuestionario de control de las auditorías
• El auditor deberá tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de realizar el cuestionario de control:

• Que los procedimientos se están aplicando como son.
• Que lo realizado es de acuerdo a lo documentado.  
• Que los procedimientos son adecuados a la función.
• Que el personal esté cumpliendo con todas las normas establecidas en la empresa
• Que el personal está debidamente capacitado en los procedimientos correspondientes.

          Ejemplo:

                               Auditoría clínica

                 PORCENTAJE DE CALIDAD

• EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS PARA PUNTOS DE CONTROL

1. De acuerdo con los resultados obtenidos, se calificará con base en los factores a evaluar de cada componente, que cuenta con la ponderación de cada uno de los porcentajes de tal manera que su agregación genera la calificación final de la “Gestión y Resultados” que será “favorable” cuando sea mayor a 80 puntos y “desfavorable” cuando sea igual o menor a 80 puntos.
1. DETERMINAR LOS HALLAZGOS
1. Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor.

• La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

1. Características de los hallazgos
1. El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición factual (de los hechos, o relativo a ellos), debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.
2. Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.
3. Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.
4. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
5. Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización.

• Verificar y analizar las causas, los efectos y la recurrencia del incumplimiento de los procesos de la empresa.

1. Una vez detectado el problema , el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio.
2. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas del problema antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y si existen procedimientos internos para evitarla.
3. Las causas más frecuentes de problemas detectados en la administración son:
4. Deficiencias en la comunicación entre dependencias y personas. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.
5. Falta de conocimiento de requisitos.
6. Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas.
7. Uso ineficiente de los recursos.
8. Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.
9. Falta de delegación de autoridad.
10. Falta de capacitación.
11. Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.

• Identificar líneas de autoridad y responsabilidad

1. El auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a la observación formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información necesaria para los trámites posteriores.

• CIERRE DE AUDITORÍA Y PUBLICACIÓN DE RESULTADO

1. El cierre de la auditoría se da al momento de remitir el informe al auditado.

• RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNOS

1. Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría.
2. Cumplir con los requisitos aplicables a las auditorías.
3. Informar los resultados de la auditoría tanto al personal auditado como al Gerente General de la empresa.
4. Documentar las observaciones y las no conformidades.
5. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría.

• PLAN DE MEJORAMIENTO

1. El auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado físicamente y firmado por auditor y auditado.

• EVALUACIÓN DEL PROCESO DEL AUDITOR

1. El Gerente General realizará una auditoría a todos los auditores para evaluar el proceso realizado con el objetivo de:
1. Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de cada auditoría planteados.
2. Revisar y calificar el desarrollo y aplicación de la metodología establecida en este proceso.
3. Evaluar el desempeño de los integrantes del equipo auditor,
4. Retroalimentar la planeación estratégica del proceso auditor como valor agregado de los resultados del proceso de control.
5. Generar beneficios del control fiscal.

• ACCIONES DISCIPLINARIAS

1. La sanción al el resultado (desfavorable) de la auditoría será la que está dispuesta en cada proceso  por el incumplimiento de estos

Controles: El Gerente General verifica el cumplimiento de este proceso.

Acciones disciplinarias: La sanción al el resultado (desfavorable) de la auditoría será la que está dispuesta en cada proceso por el incumplimiento de estos.

Aplica para el área: TODOS

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