Objetivo
Reparar los equipos y la infraestructura de la empresa de forma oportuna.
Alcance
Este proceso abarca desde la notificación del daño hasta el pago al proveedor de mantenimiento.
Diagnóstico inicial
El personal vinculado que se entere de un daño debe ejecutar el plan de contingencia y notificar a un técnico de mantenimiento disponible. El listado de técnicos autorizados, con su especialidad y su contacto, está publicado en Sofisis para el personal de la empresa.
El proveedor de mantenimiento debe atender el daño en un plazo menor o igual a 48 horas.
Registro de la orden de mantenimiento
Se debe registrar una orden de mantenimiento en Sofisis, llenando todos los campos como corresponde. Ese registro lo realiza el personal vinculado que reportó y revisó el mantenimiento.
Recibo y verificación del servicio
La persona que notificó el daño recibe el trabajo, verifica que funcione correctamente y quede satisfecha, y registra en la orden de mantenimiento su firma junto con la del proveedor.
Si el servicio no se entrega a satisfacción, o el proveedor no soluciona el problema, se registra un PQRS en Sofisis y se llama a otro proveedor.
Compra de materiales
En compras de menor cuantía, el técnico de mantenimiento realiza la compra con recursos propios y la empresa se los paga después.
En compras de mayor cuantía, el técnico envía la cotización al encargado de compras, que autoriza y realiza el pago al proveedor del material. El proveedor debe emitir factura electrónica.
Facturación y pago del servicio
La orden de mantenimiento tiene un campo de costo por mano de obra y otro por materiales. El sistema liquida los pagos cada 15 días con base en las órdenes registradas en Sofisis.
Del valor cobrado por el proveedor se descuentan salud, pensión, riesgos laborales y retención en la fuente, que suman un 18,8 % del valor de la mano de obra. La empresa consigna esas retenciones a las instituciones correspondientes.
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